SGR - Quy trình làm việc là thuật ngữ đề cập sự chuyển động tuần tự, trước sau của các hoạt động này sang hoạt động khác được ghi lại bằng tài liệu, văn bản; ghi nhận điểm bắt đầu, điểm kết thúc, điểm quyết định, các bước thay thế tiềm năng, các bên chịu trách nhiệm,…. Khi quy trình làm việc được thiết lập, việc dự đoán, đo lường tốc độ, kết quả, lợi nhuận trở nên dễ dàng hơn.

Quy trình làm việc chia ra ba loại chính là quy trình làm việc đơn thuần, quy trình làm việc dự án và quy trình làm việc trường hợp.

1. Quy trình làm việc đơn thuần

Là tập hợp nhiệm vụ lặp đi lặp lại, có thể dự đoán được với ít có hoặc không có các trường hợp đặc biệt ngoại lệ.

2. Quy trình làm việc trường hợp

Trong quy trình làm việc trường hợp, đường dẫn từ đầu đến cuối sẽ phát triển khi thu thập thêm thông tin.

3. Quy trình làm việc dự án

Quy trình làm việc dự án có cấu trúc giống như quy trình làm việc, nhưng chúng là duy nhất cho một chương trình cụ thể.

Việc thiết lập quy trình làm việc gồm 5 bước sau:

1. Xác định quy trình:

Quy trình làm việc tập hợp tài liệu hoặc tài nguyên cơ sở vật chất để cùng kết nối xử lý công việc. Ở giai đoạn lập kế hoạch này, dễ dàng để nhận ra các nhiệm vụ lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa, bổ sung hoặc loại bỏ.

2. Lập bản đồ quy trình làm việc:

Lập bản đồ quy trình làm việc là xác định trạng thái hiện tại của quy trình và cách nó đóng góp vào việc hoàn thành các mục tiêu do cấp trên đặt ra, cung cấp một cái nhìn toàn diện từ đầu đến khi hoàn thành công việc, cũng như cần phải có nguồn lực con người và nguồn lực cơ sở vật chất,… nào cần thiết để vận hành. Lập bản đồ cho thấy chuỗi giá trị, cho thấy mỗi nhiệm vụ đóng góp hoặc làm giảm sự phát triển của đầu ra được kỳ vọng như thế nào.

3. Lựa chọn giải pháp quản lý: 

Hãy lựa chọn  giải pháp quản lý. Trong một số trường hợp, hệ thống quản lý quy trình làm việc có thể hoạt động độc lập mà không cần các thành phần hệ thống khác. Loại này sẽ có môi trường thực thi riêng và thậm chí cả các ứng dụng khách của riêng nó.

4. Thông báo và đào tạo người dùng:

Hệ thống quản lý quy trình làm việc có thể không hiệu quả hoặc phản tác dụng nếu không được đào tạo kỹ lưỡng cho tất cả những người liên quan. Khi giới thiệu các công cụ mới, hãy giải thích tầm quan trọng và lợi ích của chúng, cấp thời gian và đào tạo để giúp tất cả các nhóm tham gia.

5. Đo lường các dấu hiệu hiệu suất chính và cải thiện quy trình làm việc:

Cần nhận ra rằng quản lý công việc là một quá trình tích cực, liên tục. Nó liên quan đến việc phác thảo các mục tiêu và dự án và đảm bảo rằng mọi người đều phù hợp với những mục tiêu đó. Mỗi thành viên trong nhóm cần hiểu tầm nhìn của công ty và cách nhiệm vụ của họ đóng góp vào nó.

Nguyễn An Khang