SGR - Trong xu thế hiện đại, cụm từ “Văn phòng không giấy - Paperless Office” trở nên hot hơn bao giờ hết, thậm chí nhiều nơi đã ứng dụng dù không biết mấy về thuật ngữ đó, nhưng đẩy mạnh thêm hơn thì vẫn còn nhiều nghiên cứu, còn sự do dự, vì sự quan trọng của giấy vẫn còn tồn tại ở một khía cạnh nào đó, và để có “văn phòng không giấy” cần phải có quyết sách đầu tư đồng bộ. Không viết theo kiểu giáo điều khó hiểu, tôi xin đề cập về khái niệm tốt đẹp này dưới góc nhìn của tôi đã ứng dụng và quan sát.

Hơn 10 năm nay, tôi được tín nhiệm cao trong công tác số hóa, sắp đặt, lưu trữ hồ sơ và có thể trích xuất hồ sơ số hóa trong vòng vài nốt nhạc. Có lúc tôi được giao hẳn 1 máy scan riêng chỉ gắn độc nhất với máy tính của tôi. Tôi quản lý hồ sơ nhiều dự án xây dựng, hồ sơ mỗi dự án trong một thư mục trên máy tính. Toàn bộ công trình máy lạnh mua trong 20 năm nằm gọn trong 1 thư mục trên máy tính. Tôi cũng sắp xếp hồ sơ giấy hợp lý; nhưng tôi thích trích xuất hồ sơ số hóa hơn; chỉ cần đưa yêu cầu, chờ chút, sếp và đồng nghiệp đã có ngay sản phẩm đang cần, tôi không cần đi lục kho.

Tất cả bản vẽ quý giá khổ A0 đều cũng được tôi đưa đi số hóa, và đồng nghiệp tôi cứ thế mà xem trực tiếp trên máy tính của họ. Tiết kiệm biết bao nhiêu tiền đi photo, in ấn, thời gian lục hồ sơ, không gian chứa hồ sơ. Kho của tôi là cái máy tính trong phòng làm việc, còn kho thực tế thì đâu cũng được, không mấy quan tâm.

Cơ quan tôi cũng không làm lịch công tác tuần bằng văn bản giấy, nó được công khai trên web, có thể coi trên máy tính và điện thoại, và có cả 1 màn hình led chạy chương trình lịch công tác hàng ngày. Mỗi cuối tuần, các phòng ban đăng ký lịch công tác cho phòng hành chính; đây là cơ sở để đăng ký phòng họp, sân chơi, đối nội, đối ngoại, thể hiện độ cạnh tranh năng suất, uy tín của các phòng ban,….

Sếp tôi thường từ chối nhận các văn bản giấy không cần thiết, sếp yêu cầu gửi file scan. Phần lớn việc điều hành của chúng tôi sử dụng bằng kênh viber, zalo bất kỳ tình huống nào không cần thiết triệu tập gặp, họp. Chiếc máy fax của chúng tôi giờ cũng bị lãng quên khi mọi cái đã có file scan màu.

Văn bản điều hành, bổ nhiệm, khen thưởng,… cũng được chạy trên phần mềm, ai cũng có thể xem trên máy tính, điện thoại, và có thể lọc theo từ khóa. Một lần tôi có nhiệm vụ thống kê khen thưởng 10 năm, vào thời điểm Sài Gòn bị phong tỏa bởi dịch COVID, tôi chỉ ngồi trên máy tính và lọc từ khóa khen thưởng, tôi đã có bài thống kê hùng hồn. Cũng vào thời điểm đó, trẻ con nhà tôi học online, không lên lớp trực tiếp mà nghe giáo viên dạy từ xa, bài tập được giao qua mạng, bài thi được làm trực tiếp trên máy tính nhà, và biết kết quả ngay.

Dù đại dịch COVID đã qua, nhưng việc tổ chức họp online, học online vẫn đang tiếp tục phát huy tác dụng của nó, là thành quả lớn mà xã hội nhận được sau dịch. Tôi thật sự vui mừng khi ngày nay, lứa sinh viên xa nhà đi học đại học đã có thể về với gia đình mà vẫn có thể hoàn thành chương trình học online vào dịp hè và dịp cận Tết; thành phố trở nên thông thoáng; mọi người đều hài lòng.

Và xu thế của các bạn trẻ chọn làm việc online ngày càng tăng. Họ đã biết ứng dụng các phương tiện số phục vụ cho việc làm của họ. Các nước phát triển, các công ty có quy mô lớn có quy chế về cho phép nhân viên làm việc online. Làm việc online cũng thích hợp với các đối tượng theo đuổi mục tiêu sống chậm, sống hài hòa với thiên nhiên, gần gũi với người thân.

Giờ đây quý bạn đã hiểu lợi ích của văn phòng không giấy, phòng họp không giấy, lớp học không giấy không phòng chuyên biệt. Nó tăng tính hiệu quả công việc, lợi ích không đếm xuể. Không hủy hoại môi trường bởi việc phá rừng để sản xuất giấy, thải carrbon vào không khí. Không tốn kho lưu trữ, văn phòng gọn gàng đẹp mắt. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn bản, thời gian ra quyết định,…

Thế nên tại sao không theo đuổi dự án “Văn phòng không giấy” nhỉ? Hãy đặt mục tiêu này vào mục tiêu hành động của bạn và công ty của bạn nhé!

                 Thúy Thúy