By: Nguyễn An Thúy

SGR - Trong xu thế nền kinh tế đang phát triển, nhiều doanh nghiệp và cơ quan được thành lập, nhiều tòa nhà được xây dựng mới. Việc quản lý tổ chức, quản lý doanh nghiệp, quản lý tòa nhà như thế nào để đạt hiệu quả đang được chú trọng quan tâm.

Có 4 phân hệ lớn cần quản lý:   

Quản lý chi phí	Quản lý hồ sơ
Quản lý nhân lực	Quản lý cơ sở vật chất

Trong các phân hệ sẽ chia ra thành các đề mục nhỏ hơn. Các phân hệ đều có sự tương tác với nhau tạo thành 1 thể thống nhất.

    1. Quản lý chi phí là quản lý nguồn vốn đầu tư bạn có để cân chỉnh cho 3 mục quản lý còn lại. Nếu thiếu chi phí sẽ ảnh hưởng đến cơ sở vật chất, nhân lực và khối hồ sơ. Quản lý chi phí phải hiệu quả.

    2. Quản lý cơ sở vật chất bao gồm các tài sản hữu hình và vô hình, bao gồm trang bị và bảo trì bảo dưỡng, được lưu vết trong công tác quản lý hồ sơ. Cơ sở vật chất phải đủ để sử dụng, trong điều kiện tốt để sẵn sàng sử dụng.

    3. Quản lý nhân lực bao gồm thông hiểu và tương tác hữu hiệu với các nhóm: Khách hàng, Nhóm nhân sự bảo vệ, Nhóm nhân sự bảo trì, Nhóm nhân sự thu mua, Nhóm nhân sự nhà cung cấp, Nhóm nhân sự vệ sinh môi trường và Nhóm nhân sự hỗ trợ khác (như tiếp tân, khối hỗ trợ công tác hồ sơ,…). Tất cả các nhóm đều hướng đến mục tiêu là: sử dụng hiệu quả chi phí đầu tư để tạo nên cơ sở vật chất thích hợp làm hài lòng khách hàng, đối tượng sử dụng.

    4. Quản lý hồ sơ là công tác lưu bằng chứng của 3 phân hệ quản lý khác nêu trên, trong đó gồm cả việc lập kế hoạch, văn bản trao đổi thông tin, công tác giám sát và báo cáo các loại. Quản lý hồ sơ lỏng lẻo thì 3 phân hệ quản lý kia sẽ kém hiệu quả. Ở nhiều nơi còn xem nhẹ công tác quản lý hồ sơ, nên hậu quả là có nhiều rủi ro xảy ra và không tận dụng được hết các ưu thế sẵn có.

Chi tiết hơn như sau:

A. QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT, QUẢN LÝ HỒ SƠ

- Hồ sơ kiểm kê tài sản tòa nhà và các danh mục liên quan: máy móc, vật tư, vật liệu, nội thất, hệ thống công nghệ thông tin, cấp thoát nước, viễn thông, cơ điện, trang bị PCCC, thang máy, dụng cụ để bảo trì sửa chữa,…

- Hồ sơ xây dựng ban đầu, phần thân nhà, phần móng nhà, bản vẽ các loại, danh mục hệ thống bên ngoài tòa nhà, bên trong tòa nhà, phần thân nhà, phần móng nhà,,,

- Các loại kế hoạch: đầu tư, kế hoạch trang bị, hồ sơ tham khảo để quyết định đầu tư, trang bị; giám sát và các văn bản giám sát; bảo trì, sửa chữa.

- Danh sách nhà cung ứng.

- Danh sách khách hàng. Các ý kiến của khách hàng. Đánh giá độ hài lòng của khách hàng.

- Danh sách hợp đồng đã qua, hợp đồng đang triển khai, hợp đồng còn bảo hành, hợp đồng cân tái ký khi đến hạn.

                          Chú trọng quản lý hồ sơ                                            Chú trọng quản lý cơ sở vật chất

- Sổ quản lý ra vào cổng, sổ theo dõi sửa chữa, sổ lý lịch thiết bị.

- Các quy trình quản lý, mô tả công việc của nhân sự tại các vị trí.

- Các loại báo cáo, thống kê.

- Các vị trí cần theo dõi chặt chẽ về điều kiện phòng cháy chữa cháy.

- Các vị trí, thời điểm cần đặc biệt theo giám sát công tác bảo vệ.

- Các vị trí làm vệ sinh (tiền sảnh, khu ngoài nhà, hàng lang, lối đi chung, cầu thang bộ, thang máy, văn phòng, trang thiết bị, bãi xe, nhà vệ sinh, kính, sàn, trần, thảm,...)

- Công tác cây xanh, mảng xanh.

- Công tác xử lý rác thải, côn trùng - động vật gây hại.

- Sự sẵn sàng của các phương tiện, dụng cụ để thực hiện tốt việc quản lý tòa nhà.

 B. QUẢN LÝ NHÂN LỰC

- Quản lý hình thức, thái độ, tác phong, kỷ luật của đội ngũ nội bộ và đội ngũ nhà thầu.

- Quản lý giám sát bảo vệ, giám sát bộ phận giữ xe, bộ phận vệ sinh môi trường.

- Quản lý giám sát thi công xây dựng, bảo trì xây dựng, lắp đặt - giao nhận - bảo trì thiết bị.

- Đưa ra quy trình chăm sóc khách hàng, xây dựng bộ phận tiếp nhận ý kiến khách hàng, đón tiếp khách hàng.

- Chấm công nhân sự.

- Khen thưởng và kỷ luật.

- Công bố các kênh liên hệ hotline cho khách hàng.

- Kênh liên hệ và phương án xử lý những tình huống khẩn cấp (bị trộm cắp, thất lạc tài sản, hỏa hoạn, tai nạn, ứng phó với các sự cố kỹ thuật như mất điện, mất nguồn cung nước, ngập lụt,…)

- Công bố các việc không được phép làm.

- Nhắc nhở nội quy, cửa cơ quan.

- Đánh giá thực trạng an ninh.

- Có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp; phân công hợp lý.

- Có kế hoạch chăm sóc khách hàng

- Tổ chức các công tác tập huấn (PCCC, tự vệ, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán,…)

- Yêu cầu báo cáo theo tuần / tháng / năm.

Duy trì thường xuyên công tác tập huấn

Duy trì công tác chăm sóc khách hàng

C. QUẢN LÝ CHI PHÍ

Tài chính của tòa nhà luôn phải được sử dụng rõ ràng, minh bạch và hợp lý. Quy trình quản lý tài chính được triển khai cụ thể như sau:

- Tiếp nhận ý kiến chung về các kế hoạch phát triển.

- Lên kế hoạch chi phí, kế hoạch thu tài chính, kế hoạch mời thầu.

- Xây dựng quy trình báo cáo quá trình thu chi định kỳ.

- Xây dựng kế hoạch chi tiết giữa các bộ phận nhằm hỗ trợ công tác quản lý tài chính.

D. KẾT LUẬN:

Công tác quản lý vận hành tòa nhà đòi hỏi rất nhiều kỹ năng khác nhau của các bộ phận. Quản lý tòa nhà là một công việc nhiều áp lực, mang nhiều yếu tố khoa học và phải phối hợp nhiều hình thức kỹ năng mềm. Để triển khai quy trình vận hành tòa nhà một cách suôn sẻ là vô cùng khó khăn đối với các đơn vị, chủ đầu tư không chuyên. Người quản lý tòa nhà cần được đối xử tôn trọng và được đào tạo thường xuyên, được cung cấp các trang thiết bị thích hợp để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đôi khi, sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà, tổ chức nghiên cứu sâu về khoa học - nghệ thuật quản lý tòa nhà sẽ là sự lựa chọn thích hợp.