Cẩm nang về văn phòng không giấy

Ngày đăng: 21/10/2024 Lượt xem: 701

SGR - Để tiết kiệm chi phí, tận dụng sức mạnh công nghệ số, văn phòng không giấy đã ra đời, sử dụng chủ yếu các tài liệu kỹ thuật số thay cho tài liệu giấy, quản lý tài liệu điện tử bằng các phần mềm CNTT cùng với hệ thống lưu trữ đám mây thay thế không gian lưu trữ hồ sơ vật lý; các văn bản có thể được xem trực tiếp trên máy tính, điện thoại,….

Văn phòng không giấy thật sự khoáng đãng, đẹp đẽ. Với bàn làm việc không có máy tính bàn, nhân viên có thể làm việc với máy tính xách tay, và được sử dụng nhiều người trong 1 ngày.

1. Sau đây là bảng so sánh ưu điểm, thách thức của văn phòng được số hóa tài liệu so với văn phòng truyền thống:

STT	Tiêu chí so sánh với Văn phòng truyền thống	Ưu điểm của Văn phòng không giấy	Trở ngại, thách thức của Văn phòng không giấy
1	Con đường đến công cuộc chuyển đổi số	Điều bắt buộc cần làm trong thời đại số hiện nay	Giải quyết từng bước để hướng tới chuyển đổi số
2	Bảo mật dữ liệu	-Tránh được sự cầm xem, sao chép, hủy hoại hoàn toàn tài liệu của những người không liên quan (hoặc hủy hoại do thiên tai) - Tài liệu được lưu điện tử ở vài vị trí, khó mất hẳn tài liệu	-Phân quyền bảo mật đa lớp; lưu trữ trên Cloud. -Phân quyền xem, sửa sử dụng tài liệu -Người được phân quyền không cẩn thận, bị khống chế, mua chuộc. - Phải tăng cường an ninh mạng
3	Thương hiệu, uy tín trước các đối tác	Gia tăng thương hiệu, uy tín	Không trở ngại
4	Diện tích văn phòng, diện tích bàn cá nhân, mặt bằng để tài liệu, kho chứa tài liệu	Rất tiết kiệm mặt bằng (khi không dành chỗ cho thiết bị và giấy tờ không cần thiết)	Không trở ngại
5	Chia sẻ bàn làm việc	Có thể chia sẻ luân phiên, tạo lập không gian mở	Vẫn duy trì một số bàn làm việc không chia sẻ, tùy tính chất công việc của cán bộ, nhân viên
6	Mỹ quan văn phòng	-Rộng, ngăn nắp, thoáng đạt, đẹp hơn -Có thể tăng cường được diện tích cho hoa và cây xanh	Không có trở ngại
7	Giấy, mực in, máy in, máy hủy giấy, văn phòng phẩm	-Được tận dụng lại các trang bị đã có, ở mức giảm thiểu tối đa số lượng và chi phí -Không dùng giấy mực nên không có việc giảm chất lượng của giấy mực qua thời gian	Không trở ngại
8	Dịch vụ bảo trì máy móc, dịch vụ hủy giấy.	Gần như không cần thiết	Không trở ngại
9	Thiết bị để làm việc online, phần mềm công nghệ để số hóa và hiển thị văn bản, công việc	Chưa có hoặc có ít, không hợp để sử dụng	- Cần đầu tư mới - Cần có biện pháp dự phòng cho các trường hợp gây gián đoạn hoạt động thiết bị (cúp điện, lỗi máy chủ, virus máy tính,…)
10	Số nhân viên, tiền lương nhân viên	-Giảm rất nhiều -Bộ máy vận hành tinh gọn, hoạt động trơn tru	Đào tạo nhân viên sử dụng công nghệ
11	Có mặt họp bàn công việc, phòng họp	Có thể họp online, không cần có mặt	Không trở ngại
12	Thời gian, không gian lục tài liệu, chuyển giao tài liệu	Nhanh, không cần phải di chuyển, có máy tính và mạng internet là được	Không trở ngại
13	Nhận văn bản tài liệu, thông tin mới và làm báo cáo, kế hoạch	-Từ xa, qua hệ thống mạng -Dễ dàng có đủ tài liệu để lập báo cáo, kế hoạch	Không trở ngại
14	Việc có đủ tài liệu để làm việc ở nhà, ngoài cơ quan	Dễ	Không trở ngại
15	Sắp xếp tài liệu	-Dễ sắp xếp, dễ điều chỉnh, gắn nhãn, đặt tên thư mục. -Tránh được hiện tượng xếp sai chỗ không phát hiện ra thời gian dài - Dễ chia theo phân loại, từ khóa để tìm kiếm - Dễ xác định ngày kết thúc công việc, có thông báo nhắc nhở hoàn thành công việc sắp đến hạn kết thúc	Phân quyền quản lý
16	Muốn sửa, góp ý tài liệu, phát huy đóng góp ý kiến	Dễ ghi chú, dễ sửa, dàn trang đẹp hơn, phát huy ý kiến tốt	Phân quyền quản lý
17	Trình ký điện tử	Ưu việt, có thể ký bất cứ lúc nào, không phụ thuộc vào không gian tương tác	Kỹ năng đọc nhanh và phân biệt tài liệu
18	Sai chính tả, sai mẫu giấy	-Đã có phần mềm nhắc, chỉnh khi sai chính tả -Không dùng giấy nên không sai mẫu giấy	Không trở ngại
19	Khả năng liên kết, kết nối dữ liệu	Dễ hơn nhiều, có thể bổ sung tệp đính kèm	Không trở ngại
20	Hứng thú làm việc, năng suất làm việc	-Tăng cao, không bị “giấy đè” -Một nghiên cứu cho thấy có thể tăng năng suất gấp 2 đến 3 lần. - Tăng cường tương tác nội bộ	Không trở ngại
21	Quản lý, theo dõi tiến độ công việc trong một mạng lưới hợp tác	-Dễ, thấy tiến độ trên phần mềm, hoặc group tương tác trên điện thoại, máy tính -Dễ dàng tìm ra các điểm nghẽn để xử lý -Tránh quên việc, trễ deadline -Đánh giá được năng lực và năng suất nhân viên	Không trở ngại
22	Tài nguyên rừng, nước nuôi cây	Không hủy hoại tài nguyên môi trường	Không trở ngại
23	Chất thải khí, chất thải rắn do sản xuất giấy, hủy giấy	Không có	Không trở ngại
24	Mối mọt, kiến	Ít bị tác động	Không trở ngại
25	Doanh thu tăng, lợi nhuận tăng, phúc lợi tăng	Chắc chắn	Không trở ngại
26	Có thêm nhiều thời gian hơn để tập trung vào các công tác khác quan trọng của cơ quan, tăng doanh thu cơ quan (do tiết kiệm thời gian từ những công việc khác)	Chắc chắn	Không trở ngại
27	Có thêm thời gian để chăm sóc bản thân và gia đình (do có thể làm online)	Chắn chắn	Không trở ngại

2. Các bước triển khai mô hình văn phòng không giấy

2.1. Đánh giá quy trình làm việc hiện tại

Bước đầu tiên trong bất kỳ quá trình chuyển đổi nào là hiểu rõ tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình quản lý tài liệu hiện tại. Xác định các điểm nghẽn, các quy trình nặng về giấy tờ và các điểm tiềm năng để cải thiện.

Nói cách khác, kế hoạch chuyển đổi cần phải phù hợp với quy trình công việc hiện tại của doanh nghiệp. Có thể bắt đầu với một bộ phận/một quy trình nhỏ để kiểm tra khả năng mở rộng và tính khả thi của quy trình làm việc không cần giấy tờ.

2.2. Xác định mục tiêu số hóa văn phòng

Đặt ra các mục tiêu càng cụ thể càng tốt và hành động để đạt được những mục tiêu này. Sự rõ ràng sẽ giúp truyền đạt tầm nhìn của lãnh đạo đến đội ngũ trong công ty, thúc đẩy cam kết tập thể để cùng nhau thay đổi.

Một mục tiêu rõ ràng sẽ làm kim chỉ nam cho chiến lược. Khi vạch ra mục tiêu của mình, hãy tạo một kế hoạch hành động đơn giản để hướng tới chúng. Ví dụ: thử áp dụng giải pháp Hợp đồng điện tử cho 1 nhóm hợp đồng và phòng ban cụ thể (ví dụ như hợp đồng lao động) và xem bộ phận nhân sự thích nghi với nó như thế nào; bắt đầu sử dụng các công cụ quản lý dự án, lưu trữ đám mây và các công cụ cộng tác để chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu, thúc đẩy sự hợp tác và làm việc nội bộ thông qua các nền tảng số,...

2.3. Đầu tư phần mềm phù hợp cho mô hình quản lý

Là yếu tố cốt lõi của quá trình quản lý uy trình làm việc văn phòng không cần giấy tờ. Doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm có thể tích hợp với các công cụ đang được sử dụng và phần mềm đó có thể giúp người quản lý dễ dàng làm việc với đối tác một cách hiệu quả.

2.4. Tận dụng sự cộng tác trên dữ liệu đám mây

Để quy trình quản lý tài liệu dễ dàng hơn, doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng các công cụ cộng tác dựa trên đám mây để nhanh chóng trợ chia sẻ, chỉnh sửa và phản hồi tài liệu, nội dung theo thời gian thực.

2.5. Xây dựng mô hình văn phòng không giấy

Sau khi đã thành thục tận dụng sự công tác trên dữ liệu đám mây, người quản lý có thể dần dần loại bỏ việc sử dụng giấy bằng các công nghệ kỹ thuật số như máy tính, máy in, lưu trữ trực tuyến hay hệ thống quản lý tài liệu điện tử để theo dõi, phân chia và giao việc cho nhân viên một cách hiệu quả.

2.6. Đào tạo đội ngũ nhân viên với mô hình mới

Người quản lý có nhiệm vụ đào tạo nhân viên để thích ứng với mô hình quản lý mới để nhân lực làm việc hiệu quả.

Bên cạnh đó, luôn lắng nghe phản hồi từ các thành viên trong công ty để kịp thời hỗ trợ và giải quyết các vấn đề càng nhanh càng tốt.

2.7. Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh

Người quản lý cần liên tục theo dõi hiệu quả mô hình văn phòng không giấy mang lại cho doanh nghiệp. Họ phải đánh giá được hiệu suất của các công cụ công ty đang sử dụng có phù hợp không và nhân viên có thích ứng với mô hình mới hay không.

KẾT LUẬN:

Văn phòng không giấy tờ là nơi làm việc có các quy trình tối thiểu dựa trên giấy tờ và thay vào đó dựa vào các tài liệu số hóa. Một số tổ chức thích theo đuổi mô hình “paper-light” không phải mô hình “paperless”, vì nhiều văn phòng và phòng ban không thể loại bỏ hoàn toàn các tập tin giấy vì các yêu cầu về quy trình hoặc tuân thủ.

Dù vậy, việc giảm thiểu việc sử dụng giấy sẽ giúp đẩy nhanh hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của tổ chức. Điều này góp phần chuyển đổi sang một hệ thống quản lý tài liệu điện tử để số hóa các tệp và lưu trữ nó trong một kho lưu trữ trung tâm mà tất cả các nhà quản lý đều có thể theo dõi được.

Nguyễn An Thúy