SGR - Có nhiều người thường xuyên ca cẩm: “Sao việc nhiều quá, làm sao làm xuể?”. Vậy nếu bạn trong hoàn cảnh đó hoặc người xung quanh của bạn đang trong hoàn cảnh đó và cần lời khuyên, bạn sẽ làm thế nào?
Trước hết, hãy thả lỏng và bình tĩnh, vì sẽ chẳng làm được gì khi đang rối, tư tưởng lan man.
Sau đó hãy nhanh chóng lập một bảng liệt kê nhỏ những công việc bạn nhớ trước tiên, đánh dấu những công việc ưu tiên quan trọng để không bỏ sót, và xác định những việc có thể hoàn tất nhanh mà không chiếm mất bao nhiêu thời gian.
Hãy bắt đầu xử lý với việc ưu tiên một và vài việc nhỏ linh tinh, sau đó đến việc ưu tiên 2 và các việc nhỏ linh tinh khác, và cứ thế, bạn đã hoàn thành hết các việc linh tinh và các việc quan trọng nhất đã xử lý xong hoặc đã có phương hướng xử lý; danh sách công việc của bạn giờ chẳng còn bao nhiêu, bạn đã có thời gian xử lý những công việc còn lại, và bạn sẽ sáng suốt nhận ra việc nào nên làm trước, việc nào để làm sao. Trong khoảng giữa các giai đoạn, hãy dành một lúc thả lỏng, nghỉ ngơi tâm trí giây lát để nạp năng lượng cho bộ não và làm mới năng lượng cho cơ thể, bạn sẽ tiếp tục với các việc còn lại trong một tâm trạng thoải mái hơn.
Bạn phải biết loại bỏ những công việc không cần thiết ra khỏi giai đoạn cao trào xử lý công việc của bạn, phải biết từ chối và nói không với những việc mới kém quan trọng khi bạn đang gấp hoàn thành dự án.
Bạn phải biết ứng dụng những sản phẩm công nghệ, những kỹ thuật mới, quy trình tăng năng suất để tăng tốc xử lý công việc của bạn. Nếu chưa có, hãy nghĩ xem điều gì sẽ có ích để bạn hay tổ chức của bạn đầu tư và thời điểm để áp dụng nó nhằm tăng năng suất, tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian hoàn thành công việc. Hãy tìm một vài lời khuyên nếu cần trong trường hợp này.
Chẳng hạn, trong những năm qua, công nghệ số phát triển không ngừng. Các cơ quan đã từng biết số hóa tài liệu, ứng dụng các phần mềm trình chiếu trong hội họp và giảng dạy, do đó việc học tập, dạy học, hội họp đã dễ dàng hơn nhiều. Nhiều tài liệu hữu ích, đáng tin cậy được tiếp cận để giúp dễ dàng ra quyết định trong các buổi họp online. Dễ dàng tìm tài liệu số hơn tài liệu giấy. Các bà nội trợ đã biết ứng dụng những sản phẩm công nghệ phục vụ nhà bếp như lò vi sóng, máy rửa chén, máy rã đông,… để cho ra những món ăn ngon lành; đã biết ứng dụng những thiết bị điện tử gia đình để giải phóng sức lao động như làm việc nhà bằng cách sử dụng: máy hút bụi, máy giặt sấy tự động,… hoặc mua hàng nhu yếu phẩm online, thanh toán online mà không phải đến chợ truyền thống, chi trả bằng tiền mặt.
Bạn còn rất nhiều khả năng để ứng dụng những cái mới phục vụ công việc của bạn. Hãy luôn có định hướng mới cho việc này. Hãy tăng năng lực xử lý công việc của bạn.
Những cách thức để bạn tiết kiệm thời gian cho công việc, tăng năng suất công việc, đó là:
1. Chuẩn bị từ tối hôm trước các việc cần thiết làm đầu giờ sáng hôm sau. Ví dụ: chọn sẵn quần áo mặc, soạn cặp sách, khép lại công việc quan trọng đã hoàn thành tới đích hoặc gần tới đích.
2. Không để mất quá nhiều thời gian vào trang phục. Tập ứng dụng những mẹo nhỏ cho việc này. Ví dụ: các trang phục dễ phối với nhau để cạnh nhau, không cất quá sâu quá kỹ khiến chúng nhăn và biến dạng, sử dụng thành thạo các chế độ của máy giặt sấy,…
3. Làm tiện dụng khu vực bếp và bàn ăn. Các vật dụng cần xài để vừa tầm tay tiếp cận, trong lúc làm việc này có thể đồng thời làm việc khác. Bàn ăn càng gần bếp càng tốt để đỡ di chuyển. Trong lúc ăn có thể kết hợp xam và nghe tin tức mới.
4. Chọn lối đi, về cơ quan tránh những giờ cao điểm, những khoảng kẹt xe; chúng sẽ làm mất thời giờ và năng lượng của bạn. Có thể dùng xe công cộng hoặc thay phiên với bạn bè để sử dụng chung xe, vừa đỡ tốn xăng, đỡ hư xe, đỡ công lái, mà còn có người trò chuyện đồng hành. Trong lúc ngồi xe công cộng hay có tài xế lái xe riêng thì có thể hoạch định công việc với một cuốn sổ tay nhỏ và ghi âm lịch nhắc việc trong ngày.
5. Nhận biết và loại bỏ dần các cử động thừa, những công việc thừa; làm gọn gàng bàn giấy, loại bỏ bớt giấy tờ không cần thiết, số hóa các giấy tờ.
6. Ủy quyền xử lý những công việc cho người khác, trong công việc cũng như trong gia đình. Cái gì mà trẻ con giúp được cứ để nó giúp, cái gì thuê ngoài được mà hiệu quả hơn thì cứ để thuê ngoài.
7. Nghiên cứu và ứng dụng những kỹ thuật mới.
8. Nhận biết thời điểm bạn sẽ làm việc hiệu quả nhất, khỏe khoắn, tỉnh táo nhất và tập trung giải quyết những công việc quan trọng hoặc khó khăn nhất vào lúc đó, và kết quả sẽ tăng lên nhiều.
9. Làm việc gì xong việc đó, không để nợ tồn đọng kéo dài rồi sau nhiều tuần, nhiều tháng mới tiếp cận lại thì sẽ rất mất thời giờ tìm hiểu lại từ đầu. Ví dụ: Xây dựng 1 quy trình công việc thì quyết tâm làm nốt cho xong, cắt may 1 bộ trang phục thì cũng phải làm cho xong,…
10. Làm vài việc cùng lúc nhưng phải nhớ làm cho xong việc. Vì sao vậy? Vì nhiều việc mà để làm việc này xong mới làm tới việc khác thì có khi lại quên chi tiết các việc đã có trong danh sách. Hơn nữa, có khi làm vài việc lại có sáng kiến hoàn thành các việc khác tốt hơn và sớm hơn; thay đổi công việc cho đỡ chán mà làm được mau.
11. Hỏi thẳng những điều chưa rõ để có đủ thông tin làm việc mau lẹ mà không mất thời giờ tìm kiếm thông tin và mắc sai lầm khi hiểu sai ý.
12. Có nghệ thuật chấm dứt câu chuyện không còn nhiều ý nghĩa. Đừng để khách khứa và đồng nghiệp làm hao tốn nhiều thời giờ của bạn bằng những câu chuyện phiếm vô bổ. Đôi khi còn phải sắp xếp không gian để “trốn khách”, khi bạn có nhiều việc phải hoàn thành.
13. Tổ chức lại thời khóa biểu công việc của bạn cho phù hợp với tình hình mới.
14. Thêm màu sắc cho những văn bản để dễ nhận biết.
15. Có thể sắp xếp vài cuộc họp liền kề nhau để ít mất thời gian di chuyển, chuẩn bị, khi chúng có gần thuộc tính như nhau.
16. Khéo léo trị các tiếng động để tập trung làm việc, vì tiếng động là kẻ thù số 1 của năng suất.
17. Dán nhãn trên những tệp hồ sơ để giúp tìm nhanh chóng; sử dụng các bìa hồ sơ khác màu nhau cho những mục đích khác nhau. Sử dụng những mẫu ghi chú nhỏ, ghi vào cuốn sổ tay nhỏ luôn mang theo người.
18. Chọn sách hay để đọc. Luyện đọc nhanh hơn, đọc tắt. Nên mang theo quyển sách đang đọc dở dang để đọc khi có thời gian rảnh, để sơm tiếp thu cái hay của cuốn sách đó; mà bắt đầu với một quyển sách khác có nội dung cần thiết cho bạn.
19. Luyện trí nhớ: tập trung vào điều muốn nhớ, ráng nhớ lại những điều đã thấy đã nghe, liên kết các sự kiện để dễ nhớ.
20. Sử dụng máy ghi âm, máy chụp hình. Lưu vết các thông tin giao dịch trên zalo, email,… để không bỏ lỡ tiến trình công việc, đảm bảo pháp lý khi có phát sinh rủi ro.
21. Thử phương pháp “học trong lúc ngủ” vì trong lúc ngủ óc ghi được các thanh âm, tiềm thức vẫn hoạt động và tiếp thu. Bạn đã tin có phương pháp “thai giáo” thì phương pháp “học trong lúc ngủ” hay lúc chơi cũng tương đối dễ hiểu.
Hãy chọn các đoạn phát thanh cần thiết cho bạn và gia đình bạn. Bạn mở nhạc, những người khác cũng vui vẻ. Bạn nghe tin tức, người khác cũng tiếp thu gì đó dù không mấy chú ý. Bạn nghe tiếng Anh trong nhà, con bạn cũng quen với ngữ điệu tiếng Anh. Bạn nghe nhạc thiền trong nhà, gia đình bạn có phúc vì mọi người hiền hòa, thông hiểu nhau, xóa tan stress sau ngày làm việc và học tập,…
22. Đảm bảo định hướng đúng đường đi, không đi lạc đường rất mất thời giờ.
23. Hẹn trước khi gặp mặt.
24. Nghệ thuật ăn trưa bàn công việc, tăng cường giao tiếp.
25. Tận hưởng giấc ngủ sâu, luyện mau ngủ. Giường ngủ dễ chịu.
26. Không cho phép mình lười biếng quá lâu.
27. Thích công việc mình làm, từ thích thú đến hăng hái hoàn thành công việc có hiệu suất cao.
28. Suy nghĩ lạc quan, tích cực. Biết cho mình phần thưởng để khích lệ tinh thần.
29. Đừng bao giờ để đến hôm sau những việc có thể hoàn thành hôm nay.
30. Nói ít, làm nhiều; tránh thói xấu hay biện minh.
31. Làm thành thục. “Trăm hay không bằng quen tay”.
32. Không nóng giận, vì nóng giận sẽ lâu nguôi, phải dừng việc, làm chậm việc.
33. Kết nhiều bạn có kiến thức chuyên môn khác nhau để bổ trợ kiến thức cho bạn, cho nhau.
Một khi bạn đã tiết kiệm được thời giờ, bạn có quyền dùng thời gian đó cho các hoạt động bạn thích, dành thời gian cho gia đình thương yêu của bạn. Và từ đó, bạn sẽ có nhiều năng lực hơn để giải quyết công việc đúng hạn.
Cho nên, rất xứng đáng đầu tư vào việc luyện các kỹ năng giải quyết công việc.
Lộc Sài Gòn